Les retards de projet peuvent laisser votre équipe en difficulté. Voici comment remettre votre projet sur les rails avant l'échéance.
Yan Krukau via Pexels
Les retards de projet arrivent à chaque équipe, même dans de grandes entreprises comme Tesla $TSLA et Delta Air Lines, qui ont connu des revers en raison de conflits internes et de problèmes de sécurité ces dernières années. Bien qu'une planification minutieuse puisse aider, des défis inattendus peuvent toujours faire dérailler une feuille de route, nécessitant parfois des semaines pour revenir sur la bonne voie.
Heureusement, ces revers sont gérables. Lorsque vous vous arrêtez et prenez le temps de comprendre ce qui a mal tourné, vous pouvez corriger le problème, anticiper les conflits futurs et redémarrer avec une nouvelle échéance. Si vous vous mettez rapidement au travail, vous pourriez éviter d'avoir à ajuster votre feuille de route.
ThisIsEngineering via Pexels
Pour commencer, il est important de déterminer pourquoi votre projet a déraillé au départ. Cela peut sembler évident, mais de nombreux revers ont des causes sous-jacentes faciles à négliger.
Les causes courantes de retards de projet incluent :
Quelle que soit la cause, il est important de regarder la situation honnêtement. Cela peut signifier parler aux superviseurs, actionnaires ou membres de l'équipe pour déterminer ce qui a mal tourné. Votre objectif n'est pas de trouver un bouc émissaire, mais de déterminer qui a besoin d'aide.
Si vous devinez ce qui s'est passé sans rassembler tous les faits, vous pourriez ne pas trouver la source du problème. Par exemple, si vous supposez que le retard d'un membre de l'équipe a perturbé le planning, vous pourriez négliger un autre membre de l'équipe qui a dépassé le budget ou soumis de faux rapports. Il est important d'identifier les raisons exactes et de maintenir une perspective claire et objective.
Ensuite, vous devrez déterminer comment le contretemps affectera votre feuille de route. Vous pouvez commencer par réaliser une évaluation des risques, ce qui vous aide à identifier les obstacles potentiels, à déterminer les dangers les plus probables et à élaborer un plan pour les éviter. Cela vous permet d'analyser votre situation actuelle et de réduire le risque de futurs retards.
Dessiner une matrice d'impact facilite la priorisation de vos options. Dessinez une grille simple de quatre carrés avec « Effort » sur l'axe des x et « Impact » sur l'axe des y, puis placez les solutions potentielles dans les carrés appropriés. Concentrez-vous d'abord sur les actions à faible effort et à fort impact, car elles apportent le plus grand bénéfice avec un minimum de ressources.
Enfin, mettez à jour votre calendrier pour refléter le contretemps et donnez à votre équipe suffisamment de temps pour revenir sur la bonne voie. Un calendrier clair et révisé vous permet d'évaluer l'étendue de la perturbation et de planifier vos prochaines étapes efficacement.
Parfois, il est tentant de rester silencieux et d'espérer que le problème disparaisse. Cependant, vos parties prenantes méritent de connaître le contretemps dès que possible, même si vous pourriez vous en sortir sans changer les délais. Cela leur permet de poser des questions, d'obtenir des informations factuelles et d'ajuster leurs horaires.
Lorsque le contretemps se produit, informez les parties prenantes par des canaux professionnels, tels que des appels téléphoniques ou des e-mails professionnels. Si vous faites face à un contretemps sérieux, vous pourriez vouloir leur parler en personne. Assurez-vous de garder une trace de votre réunion.
Pour maintenir la confiance, discutez de la situation ouvertement et honnêtement sans utiliser un langage dramatique. Informez-les de vos solutions proposées, mais évitez de promettre une solution rapide. Lors de la communication par lettres ou e-mails, utilisez une orthographe et une grammaire correctes pour maintenir le professionnalisme.
Une fois que vous avez créé un plan, vous devrez mettre à jour le calendrier de votre équipe pour vous assurer que tout le monde a suffisamment de temps pour terminer son travail. Vous pourriez également avoir besoin d'organiser des réunions supplémentaires avec des employés ou des parties prenantes. D'autres tâches pourraient inclure la réaffectation des ressources et le rétrécissement de la portée du projet pour respecter vos nouvelles contraintes.
Pendant cette période, il est important d'adopter une approche flexible. Le Méthodologie Agile met l'accent sur la communication ouverte avec les parties prenantes et les coéquipiers, le rythme pour éviter l'épuisement, l'adaptation rapide aux changements, et la confiance envers vos employés plutôt que de les surveiller de près. Cela aide à réduire le stress au travail tout en respectant le calendrier du projet.
Si vous ne savez pas par où commencer, essayez d'utiliser un cadre de priorisation. Ces approches peuvent vous aider à définir des buts et des objectifs. Les cadres communs incluent :
Vous aurez également besoin de tampons de contingence, tels que du temps supplémentaire et des fonds d'urgence, pour vous protéger des risques potentiels. Si vous ne les utilisez pas à la fin, vous pouvez célébrer l'achèvement du projet en dessous du budget et en avance sur le calendrier.
Enfin, il est temps de passer à l'action. Lors du choix des stratégies de récupération, vous devrez équilibrer la rapidité avec la qualité. Les délais sont importants, mais il vaut mieux prendre votre temps et produire un résultat de qualité.
L'ajout de personnel est une stratégie courante. Vous pourriez contacter vos employés et voir qui est prêt à changer d'équipe ou à prendre un travail supplémentaire.
Avantages :
Inconvénients :
Si vous ne voulez pas embaucher plus de personnes, vous pourriez offrir des heures supplémentaires à votre équipe actuelle. Ils peuvent arriver tôt ou rester tard pour terminer le projet tout en recevant une rémunération supplémentaire.
Avantages :
Inconvénients :
L'externalisation des tâches est une autre technique. Cela implique de faire appel à des entreprises tierces et de leur demander d'accomplir des tâches, comme rédiger des rapports ou gérer le budget.
Avantages :
Inconvénients :
Parfois, l'ensemble du flux de travail doit être repensé. Vous pourriez revoir les processus, éliminer des tâches, déplacer des employés et passer à un autre logiciel.
Avantages :
Inconvénients :
Une fois que vous êtes de retour en action, il est essentiel de surveiller votre équipe et de rester flexible tout au long du processus. Tenez des réunions régulières pour informer tout le monde et garantir l'alignement sur les priorités.
Envisagez d'utiliser un logiciel de gestion de projet pour suivre les tâches, les délais et les jalons. Ces outils et pratiques vous aident à réduire le risque de retards supplémentaires et à assurer des résultats cohérents et de haute qualité pour vos parties prenantes.
Rejoignez plus de 500 000 lecteurs qui commencent leur journée avec Quartz.
En vous abonnant, vous acceptez nos Conditions d'utilisation et notre Politique de confidentialité.
