Voici pourquoi il est important de rapprocher vos relevés bancaires.

Selon les données de la Commission fédérale du commerce, la fraude est en augmentation. Alors que les outils bancaires reposent de plus en plus sur des systèmes automatisés ou pilotés par l'IA, il est important de surveiller vos comptes bancaires et d'épargne. Si 100 $ ou 1 000 $ disparaissent à cause d'une erreur de frappe, d'un vol ou d'une technologie défectueuse, sans rapprochement régulier, vous ne le saurez peut-être pas avant de voir vos chèques refusés.

Le rapprochement bancaire compare vos dossiers personnels avec vos relevés bancaires. Sans ce processus, vous risquez des découverts, des fraudes non détectées, ou des conséquences négatives dues à des décisions basées sur de mauvaises données financières.

Continuez à lire pour en savoir plus sur le rapprochement bancaire et pourquoi vous devriez le faire.

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Le rapprochement bancaire est le processus de vérification de vos propres registres comptables avec les relevés que la banque vous envoie. Les entreprises rapprochent leurs comptes, et les particuliers et les ménages devraient faire de même.

Le processus implique de vérifier votre chéquier ou le registre de votre compte d'épargne — ou la feuille de calcul ou l'application où vous enregistrez vos dépôts, retraits, et dépenses — par rapport aux relevés de la banque.

Lors du rapprochement des relevés, vous devez vous assurer de reconnaître tout ce qui figure sur le relevé. Vous voulez également savoir si le montant que vous pensez avoir sur votre compte est correct. Les différences de synchronisation, telles que les dépôts en transit et les chèques en circulation, sont également prises en compte.

Certaines raisons principales de rapprocher vos comptes avec les relevés bancaires chaque mois incluent :

• Exactitude des dossiers financiers : Le rapprochement vous aide à identifier et corriger les erreurs dans la comptabilité — les vôtres ou celles de la banque. Vous pourriez trouver des erreurs telles que des entrées dupliquées, des erreurs de saisie de données ou d'enregistrement, ou des éléments manquants.
• Détection de la fraude et atténuation des risques : Lorsque vous suivez le rapprochement des comptes, vous pouvez plus rapidement repérer les charges frauduleuses. Vous devez généralement signaler les charges frauduleuses dans les 60 jours. de recevoir un relevé, ou vous êtes responsable du montant.
• Gestion de la trésorerie : Le rapprochement vous aide à comprendre exactement ce qui est disponible sur votre compte. Ce n'est pas toujours le montant affiché sur votre application bancaire, car vous pourriez avoir des dépôts ou chèques en cours. Une meilleure compréhension de votre flux de trésorerie aide à prévenir les découverts.
• Rapports financiers précis et conformité fiscale : Un rapprochement régulier soutient de meilleurs rapports financiers en général, ce qui peut aider à simplifier le travail financier personnel ou d'entreprise. C'est particulièrement vrai pendant la période fiscale.
• Contrôle interne et surveillance opérationnelle : Pour les entreprises et autres organisations, le rapprochement bancaire régulier est un contrôle interne essentiel qui aide à soutenir la responsabilité.

Vous pourriez penser que vous pouvez suivre vos comptes bancaires dans votre tête, surtout avec l'aide d'une application bancaire facile d'accès. Cependant, si vous ne suivez pas les crédits et débits sur papier ou par voie électronique et que vous ne les comparez pas régulièrement avec les relevés bancaires, vous risquez :

• Erreurs non détectées. Quelque chose d'aussi simple qu'une faute de frappe pourrait se transformer en frais coûteux ou en défis comptables compliqués plus tard.
• Exposition à la fraude. Des comptes non vérifiés peuvent permettre à des transactions non autorisées de passer inaperçues. Si des fraudeurs exploitent une vulnérabilité, ils peuvent continuer à cibler votre compte en utilisant des méthodes de paiement telles que Zelle.
• Pénuries de liquidités. Vous pourriez avoir moins d'argent que vous ne le pensez, mais continuez à dépenser en fonction du montant plus élevé.
• Frais de découvert ou de fonds insuffisants. Ces frais peuvent s'accumuler jusqu'à des centaines de dollars si vous émettez de nombreux chèques sans provision.
• Mauvaise prise de décision. Sans une bonne gestion de votre trésorerie, vous pourriez prendre des décisions financières qui sont mauvaises pour votre budget.
• Mauvaise déclaration fiscale. Les entreprises ont besoin d'un compte détaillé de leurs fonds pour des déclarations fiscales précises.
• Audits potentiels. Les erreurs fiscales peuvent entraîner des audits, et ceux-ci sont plus difficiles lorsque vous ne savez pas ce qui se passe avec vos comptes bancaires.
• Défaillance de conformité. Les entreprises dans des secteurs fortement réglementés peuvent avoir besoin de suivre chaque dollar reçu, économisé ou dépensé, et vous ne pouvez pas le faire sans rapprochement.

Les particuliers, les ménages et les petites entreprises doivent effectuer un rapprochement mensuel lorsqu'ils reçoivent des relevés bancaires. Vous pouvez recevoir des relevés par courrier ou électroniquement, selon les paramètres de votre compte.

Les grandes entreprises ou les entités avec un volume de transactions élevé peuvent vouloir rapprocher chaque semaine ou même quotidiennement. Plus vous avez de transactions à rapprocher en une seule fois, plus il est difficile de gérer le processus.

Un rapprochement en temps opportun facilite la détection et la correction des problèmes. Si le problème vient de votre côté, vous pouvez facilement corriger l'erreur de calcul et passer à autre chose. Si le problème vient de la banque, il est plus facile de signaler l'erreur et de faire corriger quelqu'un lorsqu'elle est survenue plus récemment.

Au fur et à mesure que vous avancez avec le rapprochement bancaire régulier, tenez compte de ces conseils :

• Mettez à jour tous vos enregistrements avant de les rapprocher des relevés bancaires.
• Vérifiez tous les types de transactions lors du rapprochement, y compris les dépôts, les retraits, les frais, les chèques, les paiements par carte de débit et les intérêts gagnés.
• Utilisez des outils et logiciels de rapprochement, tels que QuickBooks, pour vous aider à gérer le processus.
• Conservez les documents justificatifs, tels que les relevés et les chèques annulés, pendant trois à sept ans en cas de contrôle fiscal.
• Dans un cadre professionnel, séparez les tâches lorsque possible — la personne qui supervise les dépenses ne devrait pas être celle qui rapproche les comptes, par exemple.