Les agents d'IA peuvent réduire le temps des réunions d'équipe et permettre au personnel de se concentrer sur ce qui compte. Mais il y a des avantages et des inconvénients.
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Tom Merton/Getty Images
Données de McKinsey montrent 65 % des entreprises américaines expérimentent avec des agents IA au travail, avec plus d'entreprises tolérant et même encourageant le personnel à envoyer un agent proxy IA à une réunion numérique en leur nom.
Cela peut ne pas fonctionner pour les présentateurs de réunion (encore), mais les agents IA peuvent réduire le temps de réunion d'équipe et permettre au personnel d'éviter les réunions et de se concentrer sur ce qui compte. Comme d'habitude dans la phase de déploiement précoce de l'intelligence artificielle en milieu de travail, il y a des avantages et des inconvénients à utiliser un agent IA comme proxy de réunion d'entreprise, et toute personne réfléchissant à cette pratique devrait connaître les deux côtés de la question.
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Voici les facteurs les plus importants avec les réunions d'agents IA, pour les cadres et le personnel.
Selon Microsoft $MSFT, depuis février 2020, les utilisateurs ont augmenté leur participation aux réunions Teams de 300 % par rapport aux années précédentes. « Les données montrent que 35 % du temps passé en réunion est perdu en raison d'une mauvaise planification, d'objectifs de réunion vagues et de l'invitation de personnes qui n'ont pas leur place dans la réunion », a déclaré Kishore Bitra, responsable de l'équipe d'ingénierie de collaboration de la ville de Baltimore (MD). « Les réunions de plus longue durée entraînent encore plus de temps perdu. »
Par conséquent, un grand avantage des agents de réunion AI est l'efficacité. « J'adore la façon dont les agents peuvent capturer de manière fiable les points clés et les suivis, ce qui, bien sûr, aidera à libérer du temps dans les emplois du temps des gens », a déclaré Chris Sorensen, PDG de PhoneBurner et ArmorHQ, deux plateformes de vente SaaS B2B. « Ils facilitent également le partage d'informations entre les équipes. »
Sorensen, qui permet l'utilisation d'agents AI dans ses entreprises, a déclaré qu'il n'est « pas fan » du fait que son équipe devienne trop dépendante de cette pratique. « Je ne veux pas le voir tout le temps, mais globalement je n'ai pas de problèmes », a-t-il noté. « Je trouve que les agents AI fonctionnent bien lorsque 3-4 membres d'une équipe ne participent pas à un appel. » Sorensen a déclaré qu'un membre de l'équipe peut être présent physiquement et que l'agent AI peut être présent pour prendre des notes, résumer les décisions et les conclusions, ainsi que suivre les actions clés pour les autres. »
Sorensen a déclaré que des problèmes peuvent survenir lorsqu'ils remplacent silencieusement la présence humaine dans des discussions « qui nécessitent du jugement, de la responsabilité ou la construction de relations. »
Le Dr Shawn DuBravac, PDG et président de l'Avrio Institute, une société de conseil qui fournit des services de conseil et de recherche en transformation numérique aux cadres C-suite, a déclaré qu'il utilise personnellement des agents AI lors des réunions de l'organisation.
« Je les utilise sous forme de preneurs de notes dans toutes les réunions virtuelles, y compris celles auxquelles j'assiste et celles auxquelles je n'assiste pas », a-t-il déclaré. « Utiliser des agents AI comme remplaçants de réunion n'est pas intrinsèquement contraire à l'éthique, mais cela nécessite une intention. »
DuBravac a dit qu’il est d’accord pour que les employés de l’entreprise utilisent un agent IA pour écouter et enregistrer, résumer, organiser les points d’action et, en général, aider à coordonner les efforts. « C’est de l’augmentation, pas de la tromperie », a-t-il noté. « Des problèmes peuvent certainement survenir si l’IA est utilisée pour créer l’illusion de présence ou de participation sans divulgation. »
Bitra conseille aux décideurs de l’entreprise d’identifier les types de réunions approuvées pouvant impliquer des agents IA. « Cela pourrait être des mises à jour régulières et des briefings d’information », a-t-il dit. « Les réunions que les humains doivent conduire incluent les examens de performance, les actions disciplinaires, les questions juridiques, les discussions stratégiques à haut risque et les sujets sensibles liés aux syndicats ou aux RH. »
Un autre feu vert est de motiver les individus à utiliser des agents IA pour réduire la participation à des réunions plus banales, « mais pas pour sauter des discussions importantes ou des opportunités de renforcer les relations qui nécessitent une interaction et une compréhension humaine », a conseillé Bitra.
De plus, désactivez les bots grand public qui rejoignent automatiquement les réunions à moins qu’ils n’aient été spécifiquement autorisés et configurés conformément aux lignes directrices de gouvernance. « Les administrateurs IT devraient également bloquer l’utilisation automatique de tout bot disponible sur le marché ; il doit être vérifié avant d’être mis à disposition des utilisateurs finaux », a-t-il noté.
Les entreprises devraient créer une politique claire sur l’utilisation et également socialiser les normes culturelles autour de l’utilisation en entreprise. « Les entreprises peuvent également commencer par des réunions à faible enjeu, comme des mises à jour de routine ou des appels de statut récurrents », a déclaré DuBravac. « Les entreprises devraient également s’assurer que les agents IA et les preneurs de notes accomplissent ce qu’ils souhaitent - de meilleures réunions et de meilleures décisions plus rapidement. »
La direction doit aborder les questions entourant les agents IA lors des réunions de l’entreprise et dissiper les malentendus afin que tout le monde comprenne les avantages et les inconvénients de l’avancement avec les procurations de réunion IA.
« Il y a de nombreux avantages à utiliser des agents IA », a noté DuBravac. « Les agents IA peuvent absorber des informations, générer des résumés clairs, extraire des décisions et suivre des engagements, nous permettant de passer plus de temps sur le jugement, la créativité et l'exécution. »
Ils peuvent également réduire la fatigue des réunions, améliorer la documentation et créer une mémoire institutionnelle consultable qui manque à la plupart des organisations. « J'ai trouvé cette dernière partie très bénéfique pour mon entreprise », a-t-il déclaré.
Il y a aussi des inconvénients potentiels.
« L'IA peut manquer de nuances que les humains perçoivent, et nous avons constaté que les agents IA comprennent bien ce qui a été dit, mais pas pourquoi cela a été dit », a ajouté DuBravac. « Les agents IA, du moins pour le moment, manquent de dynamique politique. Une dépendance excessive peut également affaiblir les relations d'équipe si les gens estiment que les membres de l'équipe ou les dirigeants sont absents. »
